دبیرخانه و بایگانی

null

ملیحه امینی

مسئول دبیرخانه و بایگانی شهرداری کهریزسنگ

معرفی واحد:

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد .

شرح وظایف:

  • ثبت نامه های وارده و صاره و اسکن آنها.
  • توزیع نامه های ثبت شده به واحدها
  • تایپ نامه های اداری حوزه شهردار –دفتر –معاونین و … .
  • کدگذاری پرونده های ساختمانی جدید.
  • کدگذاری نامه های اداری و بایگانی در پرونده های مربوطه.
  • نگهداری پرونده های پرسنلی.دریافت و ارسال نامه از سیستم شبکه دولت.
  • حفظ و نگهداري نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارك و پرونده هاي عادي مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس
    روش تعیین
  • مراقبت از افشاي محتواي نامه ه ا، اسناد و مدارك اداري، خودداري از تحویل پرونده ها، اسناد، مدارك و مکاتبات اداري به غیر یا
    واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول
  • پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
  • تحویل پرونده هاي مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
  • صورت برداري، طبقه بندي، کد گذاري و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل هاي مربوط و نیاز واحدهاي ذیربط.
  • بازبینی ضمائم نامه هاي وارده و صادره
  • ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه
  • پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست هاي متقاضیان
  • تفکیک و توزیع نامه ها براي ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیري آنها
  • تهیه گزارشات مورد نیاز براي مقام مافوق
  • انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق
فهرست