معرفی واحد:
دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را بر اساس روش های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد .
شرح وظایف:
- ثبت نامه های وارده و صاره و اسکن آنها.
- توزیع نامه های ثبت شده به واحدها
- تایپ نامه های اداری حوزه شهردار –دفتر –معاونین و … .
- کدگذاری پرونده های ساختمانی جدید.
- کدگذاری نامه های اداری و بایگانی در پرونده های مربوطه.
- نگهداری پرونده های پرسنلی.دریافت و ارسال نامه از سیستم شبکه دولت.
- حفظ و نگهداري نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارك و پرونده هاي عادي مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس
روش تعیین - مراقبت از افشاي محتواي نامه ه ا، اسناد و مدارك اداري، خودداري از تحویل پرونده ها، اسناد، مدارك و مکاتبات اداري به غیر یا
واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول - پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- تحویل پرونده هاي مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- صورت برداري، طبقه بندي، کد گذاري و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل هاي مربوط و نیاز واحدهاي ذیربط.
- بازبینی ضمائم نامه هاي وارده و صادره
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست هاي متقاضیان
- تفکیک و توزیع نامه ها براي ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیري آنها
- تهیه گزارشات مورد نیاز براي مقام مافوق
- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق